7 задължителни стъпки при организиране на събитие

Планирането на събитие винаги е сложна задача, независимо дали става дума за малка фирмена среща или голяма международна конференция. Има хиляди неща, които трябва да се вземат предвид в процеса на организиране, затова се опитахме да ги обобщим в 7 задължителни стъпки, които трябва да се предприемат при организиране на събитие.

1.            Определяне на мисията и целите:

Мисията се определя от това защо искате да съберете тази група хора и от каква стойност е конференцията. За да привлечете хора на конференцията си, темата трябва да е ясна, интересна и полезна за участниците.

2.            Съставяне на бюджет

Определянето на бюджета за Вашата конференция не е лесна задача, тъй като има много фактори, които трябва да вземете предвид, а някои от тях със сигурност ще ви убягнат.  Определянето на печалбата и разходите преди конгреса е възможно, като се следват критерии, базирани на брой на участници, вид на събитието (онлайн, хибридно или присъствено), предпочитано място за провеждане, продължителност на програмата, международно участие, допълнителни дейности извън научната програма и не на последно място-спонсорство.

3.            Избор на място, дата и техническо оборудване

Изборът на място и дата за събитието са два основни фактора, които ще определят останалата част от проекта. Проучването на конгресните зали трябва да започне незабавно.  Научната област ражда нови и нови асоциации, които организират множество конференции, и е важно да се проучат и планираните от тях събития, за да се избегне конфликт на интереси.

Докато проучвате и разговаряте с представители на потенциалните места за провеждане, обърнете внимание на бюджета, тематичното съответствие, местоположението (дали е централно, на достъпно място), съоръженията, екологичните и здравни регулации, персонала на място.

Независимо от вида на събитието, винаги има нужда от техническа поддръжка- от екрани за презентации в залата до камери, които предават на живо в онлайн платформа. Когато избирате техническа фирма (при необходимост от нея), винаги трябва да проучите предишните им участия в събития и да видите дали са способни да изпълнят изискванията Ви. Ако събитието е онлайн, техниците са главният герой, който прави конгреса достъпен за участниците, така че изборът на фирма не бива да се подценява.

4.            Брандиране на събитието

Името и темата на събитието са пряко свързани с популяризирането му. Уебдизайнът и делегатските комплекти определят тона на конгреса. Когато избирате дизайн, трябва да направите така, че Вашата силна индивидуалност да изпъкне и да накара потенциалните участници да проявят интерес. Брандирането развива визията и помага да се определи характера на събитието.

– Име на събитието: Първата важна стъпка – името на събитието е първото нещо, което участниците ще видят, затова искате то да отразява визията Ви за събитието.

– Лого, цветове, типография: Трябва да има последователност при всички допирни точки.

– Дизайн на сайта, електронна поща, указателни табели и други: Въпреки че не е необходимо всяка точка да бъде свръхбрандирана, отделните елементи трябва да се обединят, за да подкрепят цялостната концепция.

5.            Планирайте програмата си

Образователната стойност на всеки конгрес е от изключителна важност за участниците. Лекторите и специалните гости трябва да бъдат внимателно подбрани, тъй като те внасят още един интригуващ аспект. Подходящият лектор е този, който може да увеличи посещаемостта. Има два начина за набиране на лектори:

ПОКАНА ЗА ПРЕДСТАВЯНЕ НА ТЕМИ

Ако имате ангажирана общност, организирането на отворена покана за представяне на теми е чудесен начин да използвате партньорите и клиентите си като лектори. Обикновено при открита покана се изисква лицата да представят абстракт на темата, в което се описват темата и нейната стойност. След като прегледа подадените резюмета, екипът Ви ще избере лектори и ще комуникира с тези, които са били избрани, и с тези, които не са били избрани.

ЛИЧНА ПОКАНА КЪМ ЛЕКТОРИ

И обратното, ако имате предвид отделни личности, можете да ги поканите да говорят на вашето събитие. Когато се обръщате към потенциален лектор, представете убедителна информация за събитието и аудиторията, както и ентусиазма си за участието му в събитието. Имайте предвид, че поканените лектори често очакват възнаграждение, както и осигурено пътуване и настаняване.

Програмата трябва да е богата на съдържание, но и да осигурява време за отдих. Развлекателните дейности винаги са добър начин за изпускане на парата. Именно тук е ролята на мястото на провеждане, тъй като колкото по-богат е изборът на дейности, толкова по-щастливи са участниците.

6.            Определяне на спонсори и изложители

Спонсорите са основният източник за покриване на разходите, заедно с регистрационните такси. Бюджетът на събитието зависи от тяхното съдействие и броят им, затова е изключително важно да се обърнете към компании, специализирани във Вашата област. Обикновено спонсорите се разделят на няколко категории в зависимост от финансовия им принос за събитието. Категориите представляват ползите и привилегиите, които компанията има по време на събитието, като: лого на марката върху основния дизайн, място за презентация в научната програма, щанд на изложението и т.н. Изграждането на връзка с компаниите по време на процеса ще гарантира тяхната лоялност и спонсорство за бъдещи събития.

7.            Създаване на маркетингов и промоционален план

Когато създавате план за популяризиране на събитието, трябва да определите конкретни маркетингови цели. Процентът на присъствие, който е планиран още в първите стъпки на планиране на конгреса, е основната отправна точка при изготвянето на графика. Интернет платформите са основният източник на информация, така че трябва да се съсредоточите върху реклама в мрежата. Изграждането на уебсайт за събитието и публикуването в социалните медии ще увеличи обхвата на потенциалните участници. Можете да си поставяте седмични цели за броя на достигнатите и регистрираните за събитието хора, за да проследите успеха на рекламната си кампания. В допълнение към онлайн маркетинга, брошурите и плакатите са друг начин за рекламиране. Изборът на интригуващ дизайн и поставянето на плакати на стратегически места са основните аспекти, върху които трябва да се съсредоточите. Съдържанието на рекламните материали трябва да включва лектори, спонсори и най-интерсните моменти от програмата. Маркетингът е от изключителна важност за успешното събитие, така че създаването на последователен план трябва да бъде основен приоритет.

Споделете:

Споделяме с Вас

Медицински конференции и конгреси

Медицинските конференции и конгреси от години са едни от най-очакваните присъствени събития, които събират специалисти по здравни грижи и други заинтересувани страни за уникалната възможност да учат и общуват в една специфична област на експертиза. Тези събития допринасят за кариерното развитие на лекарите, здравето на пациентите и благоденствието на цялото общество.

Вижте повече »

Стани част от нашия екип

Търсим нов член на екипа, който да отговаря за планирането, организирането и провеждането на бъдещите ни събития. Тази роля изисква отговорност и внимание към детайла, емпатия и разбиране към хората, познания за технологиите и умения за справяне в динамична среда.

Вижте повече »

Дни на ехокардиографията София 2022

Тазгодишното издание на ежегодните Софийски дни на ехокардиографията се проведе в периода 8-10 април 2022 г. в хотел Хаят Риджънси и отново бе изпълнено с емоции. Събитието бе хибридно, което позволи на лектори отвъд океана също да подкрепят научната програма. Освен национални и международни специалисти присъстваха и млади специализанти, представящи клинични случаи от своята практика.

Вижте повече »

Търсите партньор за организирането на Вашето събитие?

Какво търсите днес?