Какво е медицинска конференция?
Медицинската конференция е годишно събитие за медицински професионалисти и специалисти по здравни грижи, студенти и изследователи. Може да включва възможности за дискусии, решаване на проблеми и консултации. В сравнение с медицинския конгрес, който адресира здравни проблеми и теми от глобална гледна точка, конференцията обикновено е по-малка по мащаб и предразполага към обмен на опит. Медицинската конференция включва представяне на данни, клинични проучвания, панелни дискусии по проблеми на общественото здраве и индивидуални срещи. Форматът предполага участниците да споделят мнения и експертиза, които допринасят за лечението на пациентите в частни практики или здравни заведения. Също така, имат решаваща роля за продължаващото медицинско обучение на специалистите по здравни грижи.
Защо медицинските събития са важни?
Ползите от медицинските конференции и конгреси станаха доста очевидни по време на локдауна. Въпреки удобството на виртуалните събития, повечето участници предпочитаха присъствените.
Някои от предимствата на присъственото участие са:
- нетуъркинг с колеги, потенциални сътрудници и спонсори
- изграждане на професионална репутация
- информиране за последните постижения в областта
- обучение
- представяне на изследвания
Завръщането на присъствените събития в медицинската сфера, позволи на професионалистите по здравни грижи да се възползват отново от възможностите за нетуъркинг и професионална изява.
Каква е ролята на технологиите в медицинските събития?
По време на пандемията COVID-19, много медицински конференции и конгреси се трансформираха във виртуални. Въпреки, че много хора харесваха предимствата на виртуалните медицински събития, те бяха едни от първите, които се завърнаха на живо. От друга страна, кризисният модел разкри ползата от виртуалните технологии за добавяне на стойност към присъствените събития.
Някои от инструментите, които повдигат нивото и стойността на медицинските събития са:
Социално слушане. Следенето на социалните медии за мнения и коментари, свързани с дадена медицинска специалност, помага да се анализират възможностите за развитие в тази насока.
С отпадането на повечето рестрикции за пътуване след пандемията COVID-19, се увеличават възможностите да срещнеш на живо колеги, съмишленици и клиенти. Все пак, колкото и да са хубави тези възможности, последните две години отбелязаха огромен напредък във виртуалните технологии, които надградиха достъпността и измеримостта на много образователни медицински събития – предимства, на които нашата индустрия ще продължава да разчита и занапред.
Ние в Конгреси и събития ООД (CME) вярваме, че бъдещето на медицинските конференции и конгреси е в хибридния подход, който съчетава живото общуване с постиженията на съвременните виртуални технологии. Ако се управлява както трябва, хибридният формат дава възможност на участниците да се включат ползотворно в събития, в които те никога не биха могли да присъстват на живо (независимо дали по времеви, културни или физически причини). Така значително се увеличава разнообразието от лектори, експерти и участници, съответно и свързаността и ефективността на дадено събитие.
Също така, във времена, в които е особено важно да се имат предвид последиците за околната среда от транспорта, хибридните събития са стъпка напред към поддържане нивото на информираност и свързаност, без да се увеличава въглеродния отпечатък на индустрията. Хибридните събития дават възможност на участниците да имат право на избор къде и кога да пътуват. Ако събитието се провежда на място, където има по-устойчиви и с по-малък въглероден отпечатък възможности за пътуване, участниците могат да решат да присъстват на живо. И обратното – ако няма такива възможности, могат да участват пълноценно онлайн.
Едно от най-големите предизвикателства пред хибридните събития е превръщането на присъственото събитие в пълноценно виртуално преживяване, с всичките възможности и предимства на живото участие. Идеалното хибридно събитие трябва безпроблемно да свързва присъствени и виртуални участници, като осигурява пълноценно преживяване за всички, независимо къде се намират.
Нашият екип подготви няколко основни идеи, които да ви помогнат да осъществите това.
Преди събитието: Брифинг и комуникации
Изпращайте достатъчно рано и редовно информация за събитието до потенциални участници и спонсори.
Провеждайте редовни брифинги на вашия екип, за да сте сигурни, че всеки член има списък със задачи, независимо дали работи по присъствената или виртуалната част на събитието
Определете екипи и отговорници за отделните позиции (зали, сесии, чатове, регистрация, изложба и т.н.) така че всеки елемент от събитието да е покрит.
Осигурете подкрепа за участниците, лекторите и спонсорите, така че всички да постигнат максимални резултати и преживяване от събитието, независимо дали присъстват на живо или са онлайн.
По време на събитието: Интегриране на различни дейности
Важно е виртуалните участници да не се смятат за „добавка“ към присъствените; планирайте специални активности като част от виртуалните сесии, за да създадете възможности за интеракция, така че виртуалните участници да се чувстват равноправна част от събитието, а не само пасивно да гледат.
Може да бъде доста скучно да седиш пред екрана и да гледаш презентация след презентация. Затова е добре да се поддържа интереса на виртуалните участници, като се редуват различни елементи в сесиите. Могат да се включат Q&A на живо, което позволява на виртуалните участници да общуват с лекторите, както и викторини, в които присъствени и виртуални участници се състезават един срещу друг.
Включването на виртуалните участници в комуникация лице в лице (когато е възможно) им осигурява оптимално преживяване, например, ако им се даде възможност да гледат ключови сесии чрез лайв стрийм от мястото на събитието.
В допълнение, излъчването на ключови презентации, както от присъствени, така и от виртуални лектори, към всички участници позволява всеки да има достъп до важните за него теми и сесии.
Добре е да се организират паралелни групови сесии за виртуалните участници, така че преживяването им да е подобно и също толкова полезно, както и за присъствените участници.
По време на събитието: Интегриране и нетуъркинг
За много медицински специалисти, шансът да срещнат и обменят знания и експертиза с колеги е основна цел на живото присъствие. Затова, добра идея е да се създадат възможности за участниците да взаимодействат помежду си, независимо дали са онлайн или присъствено.
Подходящите паузи и почивки в програмата насърчават участниците да общуват помежду си и дават възможност за дискусии по време на тези паузи, което е добавена стойност към преживяването от конференцията или конгреса.
По време на събитието: Управление на часовите зони
Форматът на хибридното събитие позволява участници, лектори и спонсори да обменят свободно информация и да участват в конференции в глобален мащаб. Затова, важно съображение е времето на провеждане на присъственото събитие, което трябва да бъде съобразено с различните времеви зони на виртуалните участници.
След събитието: Акценти и записи на презентации
За да получите ценна информация какво се е получило добре и какво не на събитието, изпратете форма за обратна връзка на всички участници, разделена на секции за виртуално и присъствено участие.
Споделянето на записи от презентации и информация поддържа още известно време след събитието интереса и ползата от него. Тези записи биха могли да бъдат „добавена стойност“ за участниците или алтернативен продукт от конференцията или конгреса.
Както и при другите комуникации, начинът, по който общуваме се променя и използването на новите технологии позволява повече свобода и свързаност, без да се застрашава здравето и планетата. Хибридните технологии правят медицинските конгреси и събития по-достъпни, по-ангажиращи и по-устойчиви от всякога – както виртуално, така и на живо.
Като специалисти в научните и медицински комуникации, Конгреси и събития ООД (CME) реализират поредица от успешни виртуални, присъствени, а сега и хибридни събития всяка година. Подходът ни съчетава стратегическо мислене с последните дигитални технологии и научна експертиза за превръщането на медицинските конференции и конгреси в събития със съвременно звучене и висока научна и комуникационна стойност.
Свържете се с нас, ако искате да научите повече за нашия подход или ако се нуждаете от подкрепа за следващото си хибридно събитие. Радваме се да помогнем!
