Не може да се отрече, че това върви със своите отговорности, но нека първо разгледаме какво ще донесе на Вас осъществяването на подобно събитие в страната ни. След това ще Ви представим, или може би припомним, стъпките за кандидатстване, за да се уверите, че процесът далеч не е толкова сложен, а реализацията е напълно възможна и най-важното – заслужава си.
Краткосрочни и дългосрочни предимства
Независимо от локацията и размера, конференциите и конгресите са място, където се обединяват хора с еднакви интереси и сходен кариерен път. Професионалисти се срещат да обогатят познанията си, да обменят опит с колеги и да поддържат общността. Имайки предвид това, за всяка държава би било добре да има възможно най-много представители на събитието, което е и първото предимство да „хоствате“ конференция в България. Разходите за транспорт са лимитирани и е възможно да се осигури достъп на повече български участници.
При наличието на голям брой хора на едно място, шансът да привлечете нови таланти на локално ниво, и с това да допринесете за развитието на сектора в страната, е в пъти по-голям ако конференцията бъде проведена на Ваша територия и малко или много под ваш контрол.
Като домакини на събитието Вие разполагате с възможността да изберете програмата и най-вече лекторите, което е предимство, защото по този начин можете да представите много по-лесно българските проучвания, увеличавайки шансовете за бъдещи инвестиции в тях. В допълнение имате свобода да изложите належащите проблеми в сферата през Вашата призма и по Ваша преценка.
Ако погледнем началния етап на организирането, още процесът по изготвяне на програмата Ви помага да формирате нови или да задълбочите вече съществуващи връзки с експерти в сферата и съответно да разширите обхвата на дейността, познанията и партньорите Ви.
Не на последно място идват и финансовите ползи, които може да Ви донесе домакинството на международна конференция. Когато се справите добре с подобна задача, останалите страни -членки и управителния орган на организацията повишават степента си на доверие към българската организация – членка, а с това и шансовете Ви за субсидии за бъдещи проучвания и проекти също нарастват. Освен това, в идеалния случай след края на конференцията Вие сте генерирали приходи, които можете да вложите за развитие на екипа на национално ниво.
Не трябва да пренебрегваме и факта, че потокът на чужденци, участници в дадена конференция, носи ползи и на държавата, в която се провежда тя. За държава като България, все още по пътя си да се наложи като предпочитано място за научни събития, всяка една възможност за това трябва да бъде използвана. Позиционирането ни нагоре в листа от потенциални домакини, ще донесе дългосрочни икономически ползи, повече трудова заетост и туристически интерес.
Критерии за оценка на Bid
Да кандидатствате за домакинство е лесно, но ако искате да го спечелите трябва да покривате, или да намерите подизпълнители, които да покриват до голяма степен някои критерии.
На първо място трябва да разбирате процеса по организация на събитие с много участници и да сте способни да взимате оптимални финансови решения във всеки един негов етап.
Наличието на предишен професионален опит в сферата е огромно предимство, защото осигурява повече сигурност за възложителите и съответно увеличава шансовете конгреса да бъде проведен именно във Вашата държава и под контрола на Вашата организация. Освен това, експертният опит в областта на управление на събития, репутацията, техническите познания за наличната база и доверието на регионалните партньори към организационния екип изваждат напред Вашата кандидатура.
Разбира се едно от главните неща, които се взимат предвид при избор на място на провеждане са инфраструктурата, наличните хотели за настаняване и работни зали, затова е важно да представите по-най добрия начин базата без да украсявате реалността.
Умението за комуникация и изградените канали за общуване, маркетинг стратегията, която ще използвате за популяризиране на събитието с цел набиране на участници, са също основна част на която трябва да обърнете внимание, а напоследък е от все по-съществено значение отношението към околната среда, както на мястото на провеждане на събитието, така и на Вас самите като организация.
Сега, след като вече знаете повече за ключовите фактори, да разгледаме какви са етапите по кандидатстване и над кои от тях имате влияние.
Процес по кандидатстване и изпълнение
Когато международна организация реши да провежда конгрес, всеки неин член в различните държави, който иска да бъде домакин на събитието, има възможност да подаде разписан така наречения “Bid”, който да представи на отговорните за избора на място на провеждане лица. Има три основни вида тръжни процедури, но ще се фокусираме върху етапите на отворения търг, като най-често срещан при вътрешно организационни взаимоотношения.
Процедурата стартира с информиране за изискванията и критериите към домакина на конгреса, и със сформирането на регионален екип, който потенциално ще работи по проекта – изцяло вътрешен за организацията или в партньорство с подизпълнител.
Първият главен етап „процес на офериране“ има за цел да подготви документ, който демонстрира възможностите и ресурсите за провеждане на събитието в конкретната държава и най-често трябва да включва:
- подробности относно това как ще бъде проведено събитието;
- наличните съоръжения и ресурси;
- източници на финансова подкрепа;
- детайли за ключови партньори;
- изчисления на предварителни стойности на разходите и приходите;
- ниво на финансов риск за проекта;
- оценка на осъществимост на събитието и предишен опит на отговорните за това лица.
Вторият етап се състои в подаването на документа към ръководния орган на организацията – инициатор, който се информира за възможностите на кандидата, преценява дали те удовлетворяват изискванията и дали ще придвижи кандидатурата напред до следващия етап. Когато са прочели предложението е възможно инициаторите на събитието да посетят локацията лично, за да придобият по-добра представа за дестинацията, което е много важно за крайното им впечатление.
Следващата и последна стъпка, с която кандидатите по търга могат да окажат влияние върху решението е представянето на офертата. След като нужната информация е изпратена предварително и информативните данни са на лице, този етап е моментът, в който една добра презентация може да наклони везните във Ваша полза. По време на това лобиране имате възможност да представите и не толкова формални предимства на локацията, организационния Ви екип и допълнителна добавена стойност, която ще донесе на събитието провеждането му точно във Вашата страна.
С края на трети етап цялата Ви първоначална работа е свършена и остава само да дочакате положителния отговор.
Желаем Ви успех!
