Как да намерим спонсори за конгрес

Една от дефинициите в официалния Cambridge dictionary определя глагола спонсорирам като „заплащане на разходите за определено събитие, в замяна на реклама“

Обаче…

За да бъдат вложени средства в каквото и да е, на първо място двете страни на спонсорското споразумение най-вероятно имат допирни точки, близки виждания и сходни дългосрочни цели. Всяка от тях върви по различен, собствен път към постигането им, който понякога лесно може да допълни пътя на другата. На този пресечен етап, спонсорството е идеалният начин да се въздейства положително върху спонсорираното събитие, като далеч не изключваме и бъдещите ползи за фирмата спонсор.

Именно затова към определението, с което започнахме, ние ще добавим, че спонсорството не е просто замяна на средства срещу реклама, а начин да се заяви подкрепа и фирмата, която подпомага дадено събитие, е хубаво да вярва в идеята, на която то стъпва, и да се припознава в участниците в него.

Какви са етапите за намиране именно на подходящи спонсори и как да успеете дори ако нямате предишен опит в организирането на конференция, конгрес или по-малко събитие, ще разгледаме сега.

След като вече имаме дефиниция за спонсор, а и за подходящ такъв, нека минем през етапите за намирането му.

Когато сферата на дейност на някоя организация е по-нишова или е дълбоко специализирана, то ставайки дума за намиране на спонсори, процесът понякога е дори по-лесен отколкото при развиване на по-масова дейност. Какъвто и да е случаят, следващите стъпки са общовалидни.

                Най-благоприятното стечение на обстоятелствата би довело до сключване на договор за партньорство само след следните етапи:

  • Избор на фирма, която да се включи

Тук трябва да бъдете внимателни, защото Вашето събитие ще се свързва с продуктите и ценностите на фирмата, която ще рекламирате според спонсорското споразумение.

  • Изпращане на информацията за събитието и възможностите за подкрепа

Хубаво е информацията да е добре структурирана с ясно описани всички детайли относно позициониране на щандове, условия за участие във фирмени симпозиуми, раздаване на рекламни материали или други предвидени в съответния пакет дейности.

  • Получаване на положителен отговор и подписване на споразумение

Добре ще е на този етап да се уверите финално, че Вие и фирмата спонсор сте наясно с условията, за да протече събитието Ви спокойно и да се избегнат недоразумения. Освен това е важно и двете страни да сте коректни, защото спонсорството е еднократен ангажимент по своя характер, но малко неща биха попречили да се превърне в дългосрочни отношения, едно от които е именно некоректността.

Понякога нещата не се стичат толкова гладко, а и не винаги ще имате готов списък с фирми, с които да се свържете.

В този случай стъпките, през които трябва да преминете, се увеличават.

Избор на фирма потенциален спонсор

При избора обърнете внимание най-вече на сферата, в която се развиват вашите потенциални партньори. Тя трябва да е същата или много подобна на вашата. Важен е също и районът, където действа фирмата, защото колкото по-близо сте, толкова по-възможно е заинтересованите от Вас лица да се интересуват от нея и обратното.

Съвет:

  • Повечето фирми на сайтовете си имат отделна страница, където представят своите ценности, визия, мисия и цел. Това е добро място да придобиете първоначална представа дали ще е възможно успешно партньорство.
  • Ако не знаете от къде да започнете търсенето, разгледайте фирмите, които са спонсорирали подобни на Вашето, минали събития или проучете какъв тип продукти/услуги използва аудиторията Ви, за да се ориентирате на къде да се насочите.

Подготовка за предложение

Преди да се свързвате с фирмата подгответе се да бъдете оценени от нея. Какво значи това? За да вземат решение дали да Ви подкрепят, и те както Вас, ще се информират за евентуалния си бъдещ партньор, затова трябва да сте сигурни, че в пространството сте се представили добре. Отново идеята е те да разберат дали сте надеждни и отговаряте на техните ценности.

Съвет:

  • Подгответе уебсайта си, социалните мрежи, представете силните си страни, а понякога би било от полза да кажете нещо и за по-слабите си.
  • Поставете се на мястото на спонсорите, за да сте готови за всичко, което може да ги заинтересува.

Осъществяване на контакт

Опитайте да достигнете по възможно най-краткия път до хората, които взимат спонсорските решения. Колкото по-бързо ги откриете, толкова по-голям шанс имате да Ви бъде обърнато повече внимание в по-кратки срокове, което понякога е от голямо значение.

Съвет:

  • Тъй като фирмите планират бюджета си в определени периоди от годината и ще е добре да подадете Вашето запитване преди това, за да бъдете включени в разпределението.
  • В едни отношения доверието заема челно място особено, когато става дума за финанси. Добра идея е, ако имате общи познати с някого от тези хора, да ги помолите те да Ви свържат и представят.

Създаване на предложение

Много важно нещо, когато за първи път се свързвате с потенциален нов спонсор! Адаптирайте офертата си за всяка отделна фирма спрямо нейните специфики. По този начин шансовете Ви да ги привлечете към идеята са много по-големи и персоналното отношение винаги прави добро впечатление.

Отправяне на предложение

Ако до този момент всичко е готово, сега е времето, в което трябва да спечелите с Вашето предложение бъдещите си спонсори. До тук споменахме стабилно присъствие в пространството, добри отзиви от клиенти или Ваши предишни партньори, и доверие. Дори и някои от тези все още да не е напълно развито, ако успеете силно да представите на спонсорите каква полза ще имат те от подкрепата, която ще Ви дадат, бъдете сигурни, че поне сте привлекли вниманието им.

Съвет:

  • Опишете добре настоящата си, както и целевата аудитория, очаквания брой участници, потенциалната ангажираност, генерирана в социалните мрежи, медийния ефект и други.
  • Представете детайлно главните идея и цел на събитието.
  • Обмислете различни лоялни кампании, членства или бонуси за клиентите на спонсора.
  • Наблегнете на дългосрочните ползи. Ако сте организирали предишни събития може да споделите получената обратна връзка, евентуално генерираните приходи, постигнатата репутация и всичко друго, което може да убеди компаниите, с които се свържете.

Подписване на спонсорски договор

Когато стигнете до тук прегледайте отново заедно със спонсора нещата свързани с документалната част и с фактическото случване на споразумението, с цел всичко да протече благоприятно и за двете страни.

Не забравяйте! За Вашите спонсори да участват във Ваше събитие е не по-малко полезно, отколкото за Вас, а този начин за взаимна подкрепа оказва положителен ефект и върху трети страни в лицето на участниците в събитието. Ако го подберете добре, от това партньорство всеки печели, а ако следвате описаните стъпки, няма как да не се справите!

Споделете:

Споделяме с Вас

Техническо оборудване за конгреси и конференции

Организирането на конгрес или конференция е сложна задача, която изисква внимателно планиране, особено когато става въпрос за техническото оборудване, което ще осигури безпроблемното протичане на събитието.

Вижте повече »

Търсите партньор за организирането на Вашето събитие?

Какво търсите днес?