От аудиовизуалните системи до оборудването за симултанен превод, правилната технология може да подобри изживяването както за лекторите, така и за участниците.
Аудиовизуално оборудване: Гръбнакът на всеки конгрес
Качественото аудиовизуално оборудване е от съществено значение за всеки конгрес. Това включва звукови системи, способни да предоставят ясен звук на всеки участник, проектори, които предлагат ярки и ясни изображения, и екрани, видими от всички ъгли на залата.
Системи за симултанен превод: Преодоляване на езиковите бариери
За много международни конгреси системите за симултанен превод са задължителни. Тези системи позволяват на участниците да слушат речите на собствения си език в реално време, което е от съществено значение за ангажираност и разбиране. Дискусионните системи също играят ключова роля за улесняване на интерактивните сесии и панелните дискусии.
Решения за свързаност: Поддържане на синхрон
Надеждната Wi-Fi инфраструктура е друг критичен компонент, тъй като поддържа цифровите нужди на стотици или дори хиляди потребители. Възможността системата да се справи с голям брой едновременни връзки без проблеми е нещо, за което трябва да се помисли предварително и внимателно.
Осветление и сценичен дизайн: Създаване на атмосфера
Визуалният аспект на Вашия конгрес е също толкова важен, колкото и съдържанието. Професионалното осветление и сценичен дизайн могат да превърнат проста презентация в поглъщащо изживяване. Иновативните комплекти техническо конгресно оборудване включват павилиони, шатри, сцени, подови настилки и решения за обзавеждане, които отговарят на всяка нужда.
В заключение
Правилното техническо оборудване може да направи конгреса успешен или неуспешен. Не става въпрос само за наличието на най-новата технология; става въпрос за създаването на среда, която насърчава комуникацията, ученето и мрежовите връзки.
Като си партнирате с опитни доставчици, можете да осигурите на Вашия конгрес техническата подкрепа, от която се нуждае, за да бъде запомнящо се и въздействащо събитие.
В този смисъл, една професионална компания, която може да предостави всички практически елементи за Вашето събитие, може да бъде от огромна помощ. Защо?
Комуникацията
Вероятно най-очевидното предимство при използването на професионален организатор на събития е пряката комуникация. Ако конгресът се организира от един професионален екип, комуникацията между клиента и другите участници в събитието (кетъринг, изложители, артисти, мястото за провеждане и други) е много по-ефективна.
Професионалната фирма за организиране на събития е разширение на отдела Ви за планиране на събитията, а компетентният и отдаден мениджър проекти е първият човек за всякакви въпроси. Той има експертизата да съветва за най-добрите решения за Вашето събитие.
Доверено съветване
Препоръчително е да изберете доверен екип още от ранните стадии на планирането. Това означава, че те могат да Ви съветват по основни въпроси като безопасност, електричество, осветление и достъп. Също така могат да предложат съвети относно пригодността на мястото за провеждане.
Посещение на мястото с техническия екип е критично при планиране на голямо събитие. Те ще изслушат Вашето виждане за сцената, осветлението и т.н. и ще предложат как това може да бъде постигнато на избраното място за провеждане.
Експертност и познание на индустрията
Никой не може да бъде експерт във всичко! Организирането на събития е много специализирано. Трябват години опит, за да се предложи тази услуга на високо ниво. Експертността и познанието на индустрията определено са една от основните ползи от използването на компания за пълно техническо обслужване на събития.
Логистика
Следващото в списъка е логистиката. Като домакин на събитието, последното, което искате да правите, е да планирате логистиката за доставката на сцената, осветлението и всички други оборудвания до мястото за провеждане; да планирате кога ще бъдат инсталирани и как ще бъдат изнесени от мястото след събитието.
Това е ролята на компанията за организиране на събития, която ще:
• Надзирава всяка стъпка от създаването на сцената за Вашето събитие
• Работи с мястото за достъп
• Управлява логистиката на монтажа, електрическите и мрежовите системи
• Организира транспорта на оборудването до и от мястото за провеждане
Взаимоотношения
Ползите от използването на фирма за събития са и отношенията, които ще развиете. Създаването на силни и дългосрочни партньорства е важно за всяка фирма. В света на събитията е още по-важно да имате стабилен и надежден екип около Вас, когато сте под напрежение. Практиката да се възлагат отделните услуги на различни фирми е неудобна и често създава проблеми в комуникацията.
Правилният екип ще Ви подкрепи от планирането до концепцията, като Ви превежда през процесите, с които не сте запознати. А проведените успешни и запомнящи се събития ще затвърдят Вашето партньорство и ще Ви водят към нови и нови успехи.
