Десетият Юбилеен национален конгрес по интервенционална кардиология бе едно от най-емблематичните събития през изминалата 2021г. Усилията, времето и работата по проекта бяха резултат на един безупречно проведен медицински конгрес, изпълнен с незабравими моменти.
Въпреки, че конгресът продължи три дни, подготовката започна една година преди провеждането му, като работата бе разделена на три потока:
- Работа с организаторите на събитието: при старта на една организация по събитие най-важно е да разберем от какво се нуждае клиентът и какви са неговите изисквания. И тук, както при други събития, имаше много предварителни срещи за обсъждане на програма, брой участници, формáт на събитието (присъствен, онлайн или хибриден), бюджет, визия, сайт и много други аспекти. Изборът на локация бе повлиян от председателя на дружеството – доц. Васил Велчев, който искаше да покани колегите си в родния си град – Бургас. Въпреки, че имахме идеи за други места на провеждане, бе важно да удовлетворим желанието на клиента, дори и с цената на допълнителни усилия и проучвания.
- Работа с подизпълнителите: работата на една фирма за организиране на конгреси зависи изключително много от връзките с различни партньори. Колкото по-голям е кръгът от контакти, толкова по-голямо разнообразие от качествени услуги можем да предоставим. По повод на националния конгрес се свързахме с няколко хотела, фирми за техническо оборудване, кетъринг, реклама, брандиране, фотографски и видео услуги, делегатски комплекти, изработване на награди, развлекателни програми и т.н.
- Работа с лектори, участници и спонсори: една от главните причини дружествата да избират фирма за организиране на конгреси за координация на своите събития, е регистрацията на участници. Ние работим със собствена система за онлайн регистрация и плащане. Участниците имат възможност да заявят участие, настаняване, туристически услуги и да заплатят за тях с няколко клика. Това оптимизира тяхното преживяване още на ниво заявка за участие в събитието. На лекторите се обръща специално внимание, особено при хибридно събитие. Ако участват онлайн, презентациите им се записват предварително и се прави техническа репетиция, за да се уверим, че връзката ще е добра, когато се включат на живо. Набирането на спонсори и изложители, както и работата с тях, също е от изключителна важност.Те са различна категория участници, като от тях зависят множество аспекти на едно събитие, затова подхождаме с особено внимание.
При предварителната подготовка трябва да се мисли три хода напред. Има постоянни променливи и екипът ни трябва да е готов да реагира в кризисни ситуации. Колкото и прецизирано да е нашето планиране, нещата винаги могат да се обърнат на 180 градуса по независещи от нас причини.
Координацията по събитието не свършва с предварителната подготовка. Същинската част започва при провеждането на конгреса. С цел гладкото му преминаване, нашият екип трябваше да впрегне целия си професионализъм. Аспектите, на които можем да разделим работата по време на конгреса са:
1. Локация: както вече споменахме, събитието се проведе в няколко основни точки. Работните зали се намираха в Международния конгресен център, а настаняването бе организирано в три хотела: Приморец*****, България**** и ДАС Марина***. Това позволи на участниците да изберат категория настаняване, която да отговаря на критериите им и добави гъвкавост и разнообразие. И трите хотела бяха на пешеходно разстояние от мястото на провеждане. Тъй като събитието бе хибридно, нужните зали също бяха три: пленарна зала Форос, изложбена зала Черноморие и допълнителна стрийминг зала Бургас. Поради пандемията, екипът ни трябваше да следи и насочва участниците да се движат и сядат на отстояние един от друг в пленарната зала и да спазват съответните мерки.
2. Техническо обезпечаване: при хибридни събития техническото оборудване и изпълнение е една от най-съществените дейности. Да се ангажира техника за конгрес е важна част при всички формáти, но при хибридния вариант има нужда от разширен технически екип. На конгреса по интервенционална кардиология работихме с фирма Конгрестехник, които винаги са показвали качество и експертност в това, което правят. Тяхното пристигане бе два дни по-рано, защото имаше сериозно оборудване, което трябваше да се окомплектова и монтира по залите. Конгресът имаше стрийминг, който те поддържаха, както и Zoom срещи за пряко включване на онлайн лекторите, като същевременно снимаха случващото се в залата. Една от задачите на техниците бе да следят програмата и да зареждат предварително записаните и присъствените презентации, за да няма изчакване и забавяне в графика. Един представител от нашия екип бе в непрекъснато взаимодействие с техническия екип за насоки и включвания при инцидентна промяна на програмата. Благодарение на добрата екипна работа, онлайн зрителите имаха възможност да преживеят конгреса също толкова истински, колкото участниците на живо.
3. Кетъринг: храната е неразделна част от приятното преживяване, затова екипът ни се погрижи участниците да получат възможно най-високо качество по отношение на обслужване и вкус. Кетъринг фирмата, която избрахме бе Dock 5. Това бе първият път, в който използвахме техните услуги, но със сигурност не и последният. Те осигуриха кафе паузите и обедите в конгресния център, както и вечерите на нашия екип. Храната бе зашеметяваща и поднесена с внимание и стил. Вечéрите бяха с по-специален статут, особено последната – по случай 10-ия юбилей на конгреса. За лекторите бяха организирани специални вечéри в ресторант Нептун и ресторанта на хотел Приморец.
4. Социални дейности: в неделния ден след конгреса, организирахме екскурзия до остров св. Анастасия с корабче. Сутринта тръгнахме от пристанище Бургас и отпътувахме заедно с гид, който бяхме наели предварително. На острова имаше беседа, срещнахме се с уредника на музея, хапнахме домашна баница и се върнахме в града, заредени с впечатления. До последния момент екипът ни не бе сигурен дали ще е възможно да се осъществи това пътуване, тъй като прогнозата за времето беше променлива и до последно се говореше за валежи и силно вълнение в морето. Това е един от аспектите, който винаги е несигурен и затова трябва да има план Б. В нашия случай, имахме още една екскурзия, планувана в случай на лошо време – до рибарско селище Ченгене Скеле.
5. Съдържание на събитието: интервенционалният конгрес се отличаваше със стойностна и динамична програма. Имаше огромно разнообразие от сесии, сред които обучения на бъдещи кардиолози, дебати между най-големите професионалисти в областта, постерни и сестрински сесии, изложения, записи от истински случаи в операционната и награждаване на най-добър клиничен случаи и постер. Екипът ни имаше задачата да следи и координира безпроблемното провеждане на сесиите. Добавената стойност, която предложихме, бе да включим благотворителна кауза за събиране на средства за Асоциация Детско сърце. Приносът ни към Асоциацията направи участниците в конгреса социално ангажирани и спомогна за цялостното преживяване.
Организирането и провеждането на Х Юбилеен национален конгрес по интервенционална кардиология бе интересна задача, изпълнена с много предизвикателства. Конгресът премина успешно и успяхме да оправдаем очакванията на организатори и участници.
Винаги е удоволствие да се работи с вас! Създавате чудесна атмосфера и карате хората да се чувстват значими.
проф. Анна Кънева /МБАЛ Национална кардиологична болница – София/
