Краят на доброто събитие настъпва тогава, когато приключат разговорите с хората, които са участвали в него. А ако стремежът е изданията да продължат, комуникацията никога не спира.
Ангажираността след събитието е част от организацията му.
Защо за екипа е важно да продължи комуникацията с участниците и след официалното закриване и затихването на аплодисментите?
За традиционните и ежегодни събития е от съществено значение да привличат все повече и повече хора на всяко следващо издание. Затова удовлетворението на всеки регистрирал се е приоритет.
Не би било възможно лично на място да се общува с всеки, но може да се получи обратна връзка с анкета след края на събитието, която е източник на информация. Това ще позволи събитието следващата година да бъде още по–безупречно, полезно и запомнящо се.
Целта не е хората да оценят конгреса по скала, а да се получат отговори на съществени въпроси, които наистина да позволят на всеки да изрази своите впечатления от изминалите дни.
Някои от важните въпроси са:
- Има ли момент, в който не знаехте какво следва?
- Как оценявате комуникацията преди и по време на събитието?
- Имаше ли липсваща информация?
- Беше ли претоварена програмата?
- Какво ви хареса / беше ви полезно най-много?
- Какво бихме могли да подобрим, за да направим преживяването ви по-приятно и по-полезно в следващото издание?
И още много други, които ще оформят картината на очакванията на участниците. Защото обратната връзка трябва да води до действие. Ако участниците усетят положителна промяна по време на следващото издание, то това ще покаже, че са чути и неминуемо ще доведе до увеличаване на посещаемостта и значимостта на събитието.
Какво обаче идва след анкетата?
Научните и медицински събития се правят с много различни цели, но една от тях несъмнено е придобиването на нови знания и умения, които да бъдат приложени в практиката.
Затова е важно след края на събитието в залата да се продължи и с онлайн ресурси, които да бъдат достъпни за участниците – допълнителни материали, цитати, снимки, видеа. Уебинарите между два конгреса също са част от практиките. Те са мостът, от който организаторите на събития имат нужда понякога. Повече за тях можете да прочетете тук.
Комуникация между две събития
Обикновено минава поне година от края на едно събитие и началото му в следващото издание.
Ето няколко начина, с които да се поддържат отношенията с участниците в рамките на тази година:
• уебинари;
• newsletter;
• кратки експертни материали;
• покани за следващи събития;
• онлайн дискусии;
• подкаст
• follow-up съдържание.
Чеклистът – средство за успешна комуникация
Понякога има толкова много задачи, както в ежедневието, така и в работата, че се случва някой ангажимент да бъде забравен.
Същото може да се случи и с малките задачи, които се планират след последния ден на събитието, които целят да подобрят комуникацията с участниците.
Най – добрият начин това може да бъде предотвратено, е чрез създаването на чеклист, който да се проверява периодично.
Следният примерен чеклист представя как може да се организира и проследява работата след събитието.
- Благодарим на участниците
- Изпращаме анкета за обратна връзка
- Анализираме резултатите
- Споделяме презентации/записи, когато е приложимо
- Извличаме ключови моменти от събитието под формата на снимки и видеа и ги изпращаме
- Подготвяме последващо съдържание
- Изпращаме поне три мейла, които информират и подготвят за следващото събитие
- Използваме обратната връзка при планирането на следващата програма
Но целта не е просто да се остане в полезрението на участниците. Тя е да се създаде усещане за принадлежност. Когато между две събития продължава споделянето на знания, създават се възможности за дискусия и се канят хора, които да бъдат част от следващите инициативи, постепенно се изгражда не просто база от участници, а професионална общност.
За да се убедите във валидността на горните твърдения, може да направите аналогия с взаимоотношенията във вашия личен живот.
Представете си, че имате близки приятели, които живеят в различни държави и ви е трудно да се виждате често. Срещате се през лятото, когато те се прибират в родната си страна и после комуникацията спира чак до момента, в който се видите отново, след 6 месеца /за Коледа/ или дори след година. Няма последвали нито разговори, нито съобщения. Ангажираността един към друг е намаляла и трябва да започнете сякаш отначало. А понякога приятелството се прекъсва завинаги…
Същото се получава и с конгресите, ако няма последвала ангажираност. Хората започват да забравят, не създават дълготрайни контакти и в един момент получават имейл с отворена регистрация и те вече нямат интерес, защото не се чувстват част от тази общност.
Не е достатъчно да съберете хора за събитието, необходимо е да им дадете причина и средства да останат свързани. А добрата последваща комуникация го постига.
Защото изграждането на професионална общност е продължителен процес, който изисква внимание към детайла. Едно събитие се счита за успешно тогава, когато хората искат да се върнат и чакат с нетърпение предстоящото му издание. Така, събитието реално никога не приключва 😊
