Хибридните събития не са нова концепция, но въпреки че съществуват от известно време, тяхната популярност нарастна през последната година заради пандемията от Ковид 19. Никой не може да омаловажи ролята на присъствените събития, но все пак, хибридните имат някои безспорни предимства като намаляване разходите за пътуване, настаняване, храна и напитки, застраховки и т.н.
Съществува погрешно схващане, че виртуалните събития изискват само един лаптоп и един организатор. Всъщност, нещата не стоят точно така. Хибридното събитие изисква екип от професионалисти, които да подсигурят правилното функциониране и съчетаване на всички елементи от процеса. Това включва маркетинг и промотиране на събитието, работа с лекторите, планиране и реализиране на програмата, контрол и координация.
Какво е хибридно събитие?
Хибридното събитие съчетава елементи от присъствено и от виртуално събитие. При хибридното събитие има участници на живо, на мястото на събитието и участници, които са онлайн. Двете групи комуникират чрез интерактивни анкети и гласувания, а онлайн участниците задават въпроси във виртуалния чат. За него се грижи модератор, който отговаря на въпросите. Виртуалните участници се включват през уебсайта на организатора или чрез друга онлайн платформа.
Като обединяват различните формати, хибридните събития съчетават позитивите и на двата вида събития. От една страна се събират на едно място хора с различни гледни точки, за да дискутират по дадена тема. От друга – онлайн излъчването позволява да се привлекат повече участници и да се организират онлайн активности, от които и двете групи участници да имат полза.
Характеристики на хибридните събития
Пандемията от Ковид 19 наложи ограничения за броя хора, които присъстват на живо, което пък от своя страна доведе до популяризирането на живото излъчване (live stream) на събитията от виртуална платформа.
Има различни социални мрежи, от които може да се излъчват събития, като YouTube, Facebook, Instagram или Twitch. По-специфично е, когато събитието трябва да се стриймва само за определена публика.
Шест основни предимства на хибридното събитие:
- Увеличаване на достигнатите хора и участници
Безпорно предимство на технологиите е, че ни помагат да свържем различни точки от света. Много хора намират за по-удобно да участват в събития онлайн по редица причини – някои спестяват от пътни разходи, други трябва да се грижат за децата си, а трети искат да намалят въглеродния си отпечатък. Като стриймваме събитието на живо, даваме възможност на повече хора да се включат, особено от чужбина.
2. Увеличаване на ангажираността
Когато организираме хибридно събитие, най-критичният аспект е да се ангажират присъстващите и онлайн участници със съдържанието и активностите в събитието. Могат да се организират игри, анкети, въпроси и отговори, които да спомогнат публиката да участва и да бъде ангажирана по време на цялото събитие.
3. Значително намаляване на вредното влияние върху околната среда и разходите
Хибридното събитие подобрява имиджа на компанията-организатор, тъй като от една страна се използват иновативни подходи за провеждане на събития, а от друга се проявява грижа към околната среда.
Хибридното събитие намалява разходите за пътуване. Ако участниците от чужбина се включат онлайн, няма разходи за настаняване. Намаляват и разходите за храни и напитки, намалява се изхвърлянето на храна.
4. Понижаване на разходите
Ако повечето хора участват от вкъщи, а само малка част са на мястото на събитието, разходите за провеждането му ще се намалят значително. Освен това, що се отнася до маркетинга, дигиталният маркетинг обикновено е по-икономичен, а дава по-добри резултати.
5. Събиране на данни
Важен аспект от провеждането на хибридно събитие е събирането на данни по време на подготовката му. От самия анонс, през процеса на маркетинг и провеждане на събитието, имате достъп до информация за хората, които се интересуват от това съдържание, техния брой, пол, етническа принадлежност, ангажираност и т.н. По този начин събирате цялата тази полезна информация.
6. Повече гъвкавост
Друго важно предимство на хибридното събитие е, че то дава възможност на хората да участват в удобно за тях време. Ако нямат възможност да се включат по време на събитието, е възможно да им се даде достъп до запис на излъчването, за да го гледат, когато могат. Така се увеличава достъпността на съдържанието.
Кога е удачно да организирате хибридно събитие?
Въпреки своите предимства, самоцелно организираните хибридни събития могат да ви костват доста повече усилия, време и пари. Затова трябва добре да се прецени дали е удачно събитието да се проведе в този формат. Има няколко ситуации, в които това е особено удачно. Например по следните няколко причини.
Твърде много участници: Има твърде много желаещи да участват в събитието, а мястото на провеждане не може да ги поеме. Редуцирането на броя участници води до намаляване на бюджета и водородния отпечатък, като така се ограничава и вредният ефект върху околната среда.
Ограничения за пътуване: Ако има ограничения за пътуване до дадена страна, например заради търговска война или пандемия, хибридният формат може да разреши този проблем. Все пак е препоръчително да се вземат предвид предварително всички законови ограничения, преди да се реши да се проведе събитие в чужбина.
Пандемия: Тази причина няма нужда от обяснения. Тя изигра основна роля за това хибридните събития да се превърнат в хит през 2020 г. При пандемия, заради нуждата от физическа дистанция, е препоръчително само ограничен брой хора да са на мястото на събитието. Това включва обикновено техническия персонал, организаторът на събитието и модераторите.
Семейни причини, грижа за децата: Често, хората имат други ангажименти, насрочени за деня на събитието. Дори и да искат да участват, не могат, тъй като имат предварително уговорени ангажименти в къщи. В този случай, могат да се включат в събитието онлайн или да гледат запис на излъчването на по-късен етап.
Заключение
Все още събитийната индустрия се съвзема от кризата и се рестартира. Въвеждат се нови правила, иновации, конкуренцията е по-сериозна от всякога и само тези, които се адаптират бързо към промените ще оцелеят.
Присъствените събития винаги ще съществуват. Все пак, за хората, които винаги са искали да участват в събитие от вкъщи, вече има решения.
Събитийната индустрия е в период на растеж и непрекъснато развитие. Технологиите изведоха организирането на събития на тотално ново ниво. Въпреки промените, които ни очакват в бъдеще, едно нещо ще остане със сигурност на първо място по важност – създаване на неповторимо преживяване за участниците в събитието.
