Съдържание, съдържание, съдържание
Съдържанието е основна притегателна сила за участниците в събития, затова и планирането на конференциия през 2023 година ще изисква ексклузивно и ангажиращо съдържание.
Съдържанието може да промени значително посещаемостта на едно събитие. То задава тона на цялото преживяване и трябва да бъде внимателно подбрано, така че да отговаря на целите, както на организаторите, така и на присъстващите. Когато планираме конференция, трябва да обмислим какви теми да обхванем, кой ще ги представи и как да структурираме сесиите и да създадем привлекателни активности.
Например 18-тата среща на EUCARPIA по генетика и селекция на чушки и патладжани, която се провежда в Пловдив, България през 2023 година, е планирана от Института по зеленчукови култури Марица (ИЗК) в сътрудничество с Център по растителна и системна биология и биотехнология (ЦРСББ), като и двата участват в изследване на пипер и други кореноплодни култури. Тракийската низина, в която се намира Пловдив, е известна с дългогодишните си традиции в отглеждането на чушки и създаването на уникални местни форми. Конференцията се провежда присъствено, тъй като домакините смятат, че това е най-ефективният начин за взаимодействие и обмен на знания и идеи, както и начин да привлекат колеги и съмишленици към място, където са концентрирани научните постижения и открития. Срещата предлага богата научна програма, очертаваща най-новото в областта, вдъхновяващи теми и изобилие от възможности за осъществяване на нетуъркинг.
Това е прекрасен пример как инвестирането на време в изработването на качествено съдържание за конференция спомага усещането за общност и връзка между присъстващите. Съдържанието е гръбнакът на всяка среща и не трябва да се пренебрегва при планирането на събитие.
Ако има необходимост от разширяване на влиянието и съдържанието на една конференция, могат да се предложат дейности преди и след, като например уеб семинари, виртуални панели или обучителни сесии. Този тип допълнения спомагат събитието да стане по-достъпно за онези, които, за съжаление, не могат да присъстват физически поради географски ограничения или лични ангажименти.
През 2023 година Българската асоциация по сърдечно-съдова образна диагностика планира две важни научни събития – Дни на Ехокардиографията в София на 24 и 25 март и Световен конгрес по ехокардиография в София от 28 септември до 1 октомври. Първото събитие е годишна национална конференция, която очертава развитието и последните иновации в ехокардиографията в България с ключови презентации от изявени европейски специалисти. Другото събитие е с по-голям мащаб и представя новите световни практики, както и най-актуалните теми в ехокардиографията, чрез пленарни сесии, семинари, симпозиуми, дебати и устни презентации. Фокусът е върху интересни казуси за илюстриране на различни концепции и последни постижения. Предоставя се възможност за участие в практически сесии, водени от световно известни професионалисти. Паралелно с тези събития, Българската асоциация по сърдечно-съдова образна диагностика провежда през 2023 година поредица от семинари, безплатни онлайн курсове и обучения, за да развива и подкрепя професионалното развитие на общността http://fcibg.com/ .
Качествените лектори са от голямо значение. За да сте сигурни, че лекторите предоставят първокласно изживяване, най-добре е да изберете професионалисти с доказан опит в публичното говорене или модериране. Би било полезно да имате разнообразие от теми от различни области в индустрията, за да предоставите на присъстващите уникално пътуване през най-новите постижения и целия спектър от възможности.
На 27-29 януари 2023 година се проведе 11-ия Български курс по бифуркации и комплексни коронарни интервенции. По традиция участваха около 120 български и чуждестранни делегати, като повечето присъстваха на място. В рамките на научната програма бяха включени три сесии – епидемиология, патоанатомия и патофизиология на калций, образни модалности за визуализиране на разпределението на калций в коронарните артерии, както и развитие и съвременни възможности за лечение. За лектори бяха поканени изключителни професионалисти. Те очертаха основните проблеми на темата през призмата на богатия си опит и задълбочиха познанията на участниците относно методите за откриване и правилно лечение на коронарни калцирани лезии. Акцент в програмата бяха живи казуси и казус-базирани презентации на изтъкнати лектори, като участниците имаха възможност да обсъдят детайлите на интервенциите с най-добрите експерти в областта в уютната атмосфера на курса.
Използването на мултимедийни или интерактивни компоненти, като случаи на живо по време на събитие, спомага за повишаване на нивата на ангажираност сред участниците. Също така, въвеждането на панелни дискусии, позволява на по-малки групи да се ангажират с лектори по по-конкретни теми.
Маркетинг: стимулиране на регистрации за следващото
събитие
Ключът към успеха при планирането на конференция е привличането на публика. Днес професионалистите са изправени пред сериозни предизвикателства, за да накарат хората да се регистрират за техните събития. Все още има известно колебание дали присъствието на конференция си струва пътуването и отделените време и средства, въпреки желанието на участниците за развитие и разширяване на контактите.
Професионалните организатори играят решаваща роля за увеличаване регистрациите за събития. Те разполагат със знания, инструменти и ресурси за популяризиране по различни канали и ефективното им насочване към потенциални участници. Използвайки силата на дигиталния маркетинг, те са в състояние да достигнат до повече хора и да стимулират по-висок брой на посещаемост. Организаторите използват тактики като разпращане на мейли към целеви аудитории, създаване на информативно съдържание за генериране на интерес към събитието и реализиране на кампании за максимална видимост. Те могат, също така, да подкрепят създаването на завладяващо изживяване чрез използване на интерактивни функции като излъчване на живо и преживявания във виртуална реалност.
Ето защо е от съществено значение да работите с опитен организатор, който разбира в дълбочина целите и интересите на аудиторията на събитието и може да създаде ефективни кампании, за да привлече регистрации.
Националният конгрес по ветеринарна дерматология стартира през 2017 година като нишово събитие, организирано от Българската асоциация по ветеринарна дерматология. Събитието предлага конкретна научна информация, която може да бъде полезна в ежедневната практика на ветеринарите. Участват традиционно около 100 ветеринари. Тази година събитието 5-ти Национален конгрес по ветеринарна дерматология в Пловдив, 13 и 14 май, има за цел да събере много повече участници, благодарение на редица маркетингови дейности – реклами, публикации във фейсбук, директен мейлинг до целеви аудитории. Това помага на домакините и организаторите не само да привлекат повече участници, но и да повишат влиянието и стойността на събитието, като подкрепят професионалното развитие и чувството за принадлежност и ангажираност на ветеринарната общност.
Екологична устойчивост: конференции, които оставят
трайна следа
Индустрията за срещи и събития все повече осъзнава необходимостта да бъде екологично устойчива. Компаниите търсят начини да намалят въздействието си върху околната среда, като същевременно предоставят на гостите незабравимо изживяване. Екологичната устойчивост се превръща в неразделна част от планирането на събития – от избора на място и кетъринга до транспортирането и управлението на отпадъците.
Що се отнася до конференциите, вземането под внимание на екологично устойчивите практики по време на процеса на планиране може ефективно да минимизира въглеродния отпечатък на събитието, като същевременно намали разходите и увеличи удовлетвореността на участниците.
Практиките за екологична устойчивост могат да бъдат приложени в множество елементи на планирането, като например намаляване на въздействието върху околната среда от пътуване и настаняване чрез насърчаване на делегатите да останат по време на събитието вкъщи и да участват онлайн или, ако желаят, да присъстват и да използват обществен транспорт, вместо да пътуват със самолет или да шофират.
Добър пример за устойчиво екологично планиране е мястото на провеждане на ICPSBB 2023 – конференция, организирана от Центъра по растителна системна биология и биотехнология (ЦРСББ), Пловдив. ЦРСББ е нов растителен институт, създаден с цел да извършва основни и приложни изследвания от световна класа в областта на растителната системна биология и биотехнология. Новият научноизследователски комплекс на ЦРСББ е отличен с наградата „Сграда на 2022 година“ в България. Съвсем логично той бе избран за място на провеждане на II Международна конференция по растителна системна биология и биотехнологии, която привлича над 150 участници от университети, изследователски институти и биотехнологични компании. Самата сграда е биотична и екологично устойчива. Това е възможно най-доброто място, тъй като всички научни отдели на ЦРСББ използват технологии и методи от световна класа. Изследователите в центъра вече са направили научни пробиви с потенциални приложения във фармацевтичната, козметичната и хранително-вкусовата промишленост.
Мястото на провеждане може също така да бъде избрано въз основа на неговите характеристики за екологичност, като например по-висока ефективност при използване на енергия или предоставяне на опции за храна от местен произход. Освен това, материалите за регистрация, табели и промоционални артикули е добре да бъдат направени от рециклирани материали или разпространени цифрово.
Ангажирането на участниците в конференцията с инициативи за екологична устойчивост може да се повиши чрез достъпна информация от различни канали, като имейли преди събитието, кампании в социалните медии и дори съдържание на сесии по време на самото събитие. Предоставянето на образователни възможности за делегатите по време на събитието, с цел научаване повече за екологичната устойчивост и как се прилага в тяхната специфична индустрия, може значително да повиши отдадеността и привличането им към устойчиви практики.
Чрез предварително планиране и обмисляне на екологичната устойчивост във всички области на конференцията може да се осигури на участниците незабравимо изживяване, като същевременно събитието остави трайно положително въздействие върху света.
Конферентна програма, която ангажира и вдъхновява
Когато планирате конференция, важно е внимателно да обмислите дневния ред и всички съпътстващи дейности. Програмата трябва да позволява на присъстващите да се ангажират смислено със съдържанието, но също така да осигурява достатъчно възможности за почивки и освежаване през целия ден.
В едно успешно събитие организаторът се стреми да създава атмосфера, която насърчава социализация и сътрудничество. Това може да включва дейности като дискусии, кръгли маси или отделни сесии за участниците, в които те да споделят своите търсения и идеи. Осигуряването на време за въпроси и отговори в края на всяка сесия помага на делегатите да подържат съществуващи взаимоотношения и да изграждат нови такива, което може да се окаже безценно в бъдеще.
Международната конференция за използването на природни продукти: от растенията до рафта в аптеката – ICNPU е традиционно събитие и 5-тото му издание се провежда в края на май – началото на юни 2023 година. Конференцията събира повече от 300 участници от 50 различни държави, които са специалисти в областта на (етно)ботаниката, опазването и устойчивото използване на природните ресурси, билколечение, медицинска химия, метаболомика, молекулярна биология и генно инженерство, (етно)фармакология, фармакокинетика и фармакодинамика, растителна биотехнология, системна биология и токсикология. Програмата е разработена много внимателно и включва няколко научни и постерни сесии, уъркшоп преди конференцията, парти за добре дошли, кафе-паузи с изглед към морето и гала-вечеря. Част от преживяването за участниците са конферентен тур до Балчик и Калиакра и екскурзия до Несебър за придружаващите ги лица.
Освен това, предоставянето на качествени възможности за кетъринг по време на конференцията е от решаващо значение за превръщането й в незабравимо събитие. Качествената храна допринася за усещането, че си добре дошъл, докато вълнуващите развлекателни елементи, като музика на живо, улесняват близостта между хората.
Важно е да имате предвид времето и преживяванията, които да позволят създаване на силни връзки между присъстващите, като същевременно създадат трайни спомени. Така че внимателно балансираният дневен ред, със запомнящи се дейности, създава събития, които хората няма да забравят скоро.
Такъв дневен ред е предвиден за участниците в конференцията Варна Ехо 11, 13 и 14 октомври 2023 година. Това събитие е с над 20-годишна традиция и отново ще събере специалисти по ехокардиография от цялата страна за незабравими два дни на споделени знания, опит, приятелство и социални и кулинарни изкушения. И всичко това се предлага с изящество и стил в хотел Интернационал на брега на Черно море.
Технологии и конференции: траен брак
Бракът между технологиите и конференциите стана по-силен, откакто концепцията за хибридни събития е реалност. При хибридните събития всеки може да се присъедини към срещата, независимо къде се намира по света. Това отваря много възможности за организаторите да достигнат до по-широка публика и дава шанс на участниците да се присъединят от всяко място и по всяко време.
Въпреки това, все още има място за традиционни събития и конференции. Организаторите могат да изберат да се придържат към събития на живо или да комбинират двете заедно, за да създадат още по-завладяващо изживяване. Традиционните събития позволяват изграждане на лични взаимоотношения, контакт лице в лице и позволяват на присъстващите да се сближават на по-високо ниво. От друга страна, технологите вече предоставят достатъчно различни инструменти за ангажиране на публиката от разстояние, като интерактивни анкети, презентации и предавания на живо.
Хибридните събития обединяват най-доброто от двата свята: те комбинират предимствата на традиционните конференции с тези на цифровите технологии. Това позволява да се достигне широк диапазон от хора, без те да присъстват физически на дадено събитие. В същото време дава възможност за лични връзки и смислени разговори.
11-ият Национален конгрес по интервенционална кардиология, 9-12 ноември 2023 година е обявен като хибридно събитие. Той предлага на участниците, както в залите на Гранд Хотел Милениум, така и онлайн, динамична и интригуваща програма, включваща научни сесии, обучения, дебати и дискусии, постерни и специализирани сесии, изложби и не на последно място – реални случаи на живо от няколко операционни зали във водещи болници в София.
Намирането на правилния баланс между технологиите и традиционните конференции става фундаментално за създаването на успешни събития, които отговарят на нуждите на всички страни.
Ако търсите подкрепа при планирането на конференция през 2023 или през следващите години, екипът на CME е готов да Ви помогне и заедно да създадем едно качествено и незабравимо събитие!
